Datenschutzerklärung

Gültig für Regula (regula.jusera.at)

Das Wichtigste in Kürze

· Verarbeitet werden Account-Daten der Mitglieder und Lernfortschrittsdaten innerhalb der jeweiligen Organisation.
· Hochgeladene Richtlinieninhalte werden AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert – organisationsspezifischer Schlüssel, HKDF-abgeleitet.
· KI-Anfragen laufen über Mistral ZDR (Zero Data Retention) – Richtlinieninhalte werden nicht für das Modelltraining verwendet.
· Alle Daten werden in der EU gespeichert (Supabase Frankfurt, IONOS Deutschland).
· Zwischen Regula und jeder Organisation wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gem. Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

1) Verantwortliche

Für den Betrieb von Regula (Auftragsverarbeiter):

Jakob Secklehner · Maroltingergasse 57, 1160 Wien, Österreich
E-Mail: jusera@posteo.at

Für die Daten der eigenen Mitglieder (Verantwortliche):

Die jeweilige Organisation (Tenant), die Regula für ihre Mitglieder einsetzt. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis eines AVV gem. Art. 28 DSGVO.

2) Welche Daten verarbeitet werden

Für jede Datenkategorie sind Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer getrennt ausgewiesen.

a) Account-Daten der Mitglieder

Daten: E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort, optional ein Anzeigename.
Zweck: Identifikation, Anmeldung und Zuordnung zum Organisationskonto.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Weisung der verantwortlichen Organisation.
Speicherdauer: Solange das Mitgliedskonto besteht. Nach Löschung vollständige Entfernung innerhalb von 30 Tagen.

Verwaltet durch Supabase Auth.

b) Organisationszugehörigkeit

Daten: Tenant-ID, User-ID, Rolle (owner / admin / learner), Zeitstempel der Zuweisung.
Zweck: Zugriffskontrolle – stellt sicher, dass Mitglieder nur auf Daten ihrer eigenen Organisation zugreifen können.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Speicherdauer: Solange die Mitgliedschaft besteht.

Row Level Security (RLS) auf Datenbankebene verhindert organisationsübergreifende Datenzugriffe.

c) Lernfortschritt & Compliance-Daten

Daten: Beantwortete Fragen, gewählte Antwortoption, Zeitstempel, Trefferquote je Richtlinie.
Zweck: Bereitstellung des Lernfortschritts für das Mitglied und des Compliance-Dashboards für die Organisation.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Weisung der verantwortlichen Organisation.
Speicherdauer: Solange das Mitgliedskonto besteht. Nach Löschung Entfernung innerhalb von 30 Tagen.

Die Organisation sieht aggregierte Trefferquoten pro Richtlinie. Individualdaten sind nur für Administratoren der eigenen Organisation einsehbar.

d) Hochgeladene Richtlinieninhalte

Daten: Datei (PDF, DOCX, TXT, Markdown), extrahierter Volltext, Abschnittsgliederung, Verarbeitungsstatus, Zeitstempel.
Zweck: Abschnittsextraktion und KI-gestützte Generierung von Quizfragen für die Organisation.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Weisung der verantwortlichen Organisation.
Speicherdauer: Bis zur manuellen Löschung durch einen Administrator der Organisation oder spätestens mit Auflösung des Organisationskontos.

Richtlinieninhalte werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; der Schlüssel wird pro Organisation individuell per HKDF abgeleitet. Zur KI-Fragengeneration wird der entschlüsselte Text an Mistral AI (ZDR, siehe Punkt 3) übermittelt.

e) Audit-Protokolle

Daten: Art der Aktion (z. B. Policy-Upload, Fragen-Generierung, Mitgliedsverwaltung), User-ID des Handelnden, Zeitstempel.
Zweck: Nachvollziehbarkeit administrativer Handlungen; Grundlage für den Audit-CSV-Export für Compliance-Zwecke.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Aktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung. Bei Kontolöschung wird die User-ID anonymisiert.

f) Server-Logs

Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, HTTP-Status, User-Agent.
Zweck: Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: Maximal 30 Tage, danach automatische Rotation.

Keine Auswertung zu Marketingzwecken, keine Verknüpfung mit Account-Daten.

g) Technisch notwendige Browser-Speicherung

Daten: LocalStorage: Anmelde-Token (Supabase Auth). Kein Tracking, keine Analyse-Cookies.
Zweck: Aufrechterhaltung der Anmeldung.
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Speicherdauer: Bis zum Logout oder Ablauf der Session.

Regula verwendet keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Es ist kein Cookie-Banner erforderlich.

3) KI-Verarbeitung

Für die Generierung von Quizfragen aus Richtlinieninhalten wird der extrahierte Text an Mistral AI (Frankreich/EU) übermittelt. Regula setzt standardmäßig Zero Data Retention (ZDR) ein – Richtlinieninhalte werden von Mistral nicht für das Training des Modells verwendet und nach der Verarbeitung nicht gespeichert.

Es werden niemals Account-Daten oder personenbezogene Daten der Mitglieder an die KI übermittelt – ausschließlich der sachliche Inhalt der Richtlinientexte.

Organisationen mit erhöhten Anforderungen können einen eigenen KI-Endpunkt (BYO-LLM, OpenAI-kompatibel) konfigurieren. In diesem Fall gelten die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Anbieters.

4) Empfänger personenbezogener Daten

IONOS SE (Deutschland)
Virtueller Server zum Betrieb der Anwendung. Empfängt Server-Logs inkl. IP-Adressen. AVV gem. Art. 28 DSGVO vorhanden.
Supabase, Inc. (Hosting-Region Frankfurt/EU)
Datenbank, Authentifizierung und Storage. Speichert Account-, Lernfortschritts-, Richtlinien- und Audit-Daten. AVV gem. Art. 28 DSGVO vorhanden. Daten ausschließlich auf EU-Servern.
Mistral AI (Frankreich/EU)
Generierung von Quizfragen aus Richtlinieninhalten. Übermittelt werden ausschließlich Richtlinientexte – keine Account- oder Mitgliedsdaten. Zero Data Retention aktiv.

5) Auftragsverarbeitung (AVV)

Da Regula personenbezogene Daten (Mitglieder-Accounts, Lernfortschritte) im Auftrag der jeweiligen Organisation verarbeitet, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gem. Art. 28 DSGVO erforderlich. Weitere Informationen und die Anforderung des AVV: legal/avv.

6) Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunft: Welche Daten über Sie verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).
Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
Löschung: Entfernung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO).
Einschränkung: Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Datenübertragbarkeit: Erhalt Ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).
Widerspruch: Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO).
Beschwerde: Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde, z. B. der Österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at).

Für alle Anliegen genügt eine formlose E-Mail an jusera@posteo.at.

7) Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter dieser URL abrufbar.

Stand: Juni 2026